Il/la registrar: chi è e cosa fa in un museo

Nei musei si aggirano figure ai più sconosciute, che però hanno un ruolo cruciale nell’organizzazione del museo stesso: i/le registrar. Ma chi sono e cosa fanno? L’abbiamo chiesto a quell* del Mart – Museo di arte moderna e contemporanea di Trento e Rovereto.

Di Davide Berteotti
Mentor: Monica Malfatti

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Il/la registrar è la figura professionale che coordina tutte le fasi e le procedure tecniche e organizzative di prestiti di opere d’arte o reperti archeologici in occasione di mostre. È responsabile inoltre della loro sicurezza e della corretta conservazione.

In poche parole, il/la registrar si occupa di tutto ciò che è legato alla movimentazione delle opere (soprattutto in connessione ai prestiti), la relativa documentazione e le procedure che la regolano. Il/la registrar è addetto/a anche agli spostamenti di opere interni al museo (per esempio la turnazione della collezione permanente, la necessità di un restauro o di nuove fotografie), alla gestione dei depositi e degli aspetti legali relativi ad acquisizioni e donazioni di opere (contratti, accordi…).

Ogni movimento, sia pur minimo, richiede documentazione, il coinvolgimento di professionisti, e soprattutto la valutazione del rischio. Infatti, il compito di maggior responsabilità per un* registrar è valutare il rischio a cui viene sottoposta un’opera e capire come mitigarlo, attraverso l’utilizzo di figure professionali specifiche e con l’attivazione di una copertura assicurativa fine arts dedicata.

Sono però in pochi – a parte gli/le addett* ai lavori – che conoscono esattamente il ruolo del* registrar in un museo. Ne abbiamo parlato con Francesca Velardita, Gabriele Salvaterra, Ilaria Calgaro, registrar al Mart.

Da quanto lavori al Mart?

Francesca Velardita: lavoro al Mart dal 1999, ho cominciato nel settore archivi storici, dove sono rimasta per 9 anni, poi ho lavorato 3 anni all’ufficio comunicazione e marketing, e dal 2011 sono nell’ufficio registrar.

Gabriele Salvaterra: ho cominciato con un servizio civile nell’area didattica nel 2010, poi ho fatto un periodo all’ufficio mostre come assistente curatore, per poi arrivare qui all’ufficio registrar, dove in particolare mi occupo delle collezioni.

Ilaria Calgaro: sono al Mart dal 2002. Ho iniziato come assistente di direzione e poi nel 2009 sono approdata qui all’ufficio registrar.

Quindi non avete fatto dei percorsi lineari per diventare registrar. Ma ne esistono?

F. Innanzitutto è da considerare che la nostra professione non è riconosciuta dal Ministero della Cultura, quindi questo implica che non ci siano dei percorsi formativi specifici per diventare registrar. È anche vero, però, che è una professione che ha necessità di esperienza sul campo.

G. Anch’io, che comunque nel biennio di specializzazione all’università studiavo organizzazione e gestione dei beni culturali, devo dire che lo scollamento tra il manuale di gestione culturale e la pratica è grande. È però anche difficile astrarre nella teoria tutto quello che c’è dentro e dietro il nostro lavoro…

I. C’è anche da considerare che questo è un museo importante, con un nucleo di opere notevole e un alto numero di mostre, quindi qui abbiamo potuto veramente sperimentare tutte le varie possibilità e modalità relative alla movimentazione di opere d’arte.

Ilaria parlava appunto della grande collezione del Mart, che ammonta a circa 20.000 opere: com’è gestirla?

[Tutti scoppiano a ridere, ndr]

F. La collezione che si è venuta a formare negli anni deriva dai depositi pubblici dei comuni di Rovereto, di Trento e della Provincia Autonoma di Trento. A questi si sono aggiunti comodati di privati, che hanno colmato importanti parti di storia dell’arte nella collezione: oggi quindi noi possiamo coprire dai nuclei storici di Fortunato Depero e del Divisionismo fino agli anni ’60-’70, con delle propaggini anche sul contemporaneo.

G. Ogni passaggio porta con sé una serie di processi: dalla verifica conservativa, alla schedatura, alla documentazione fotografica, al controllo sulla correttezza delle informazioni già in nostro possesso sulle opere (per esempio l’attribuzione all’autore, titoli sbagliati, le precise dimensioni, o la tecnica). Per queste eventuali rettifiche facciamo un passaggio con i curatori responsabili delle relative parti della collezione. 

F. Anche in occasione di prestiti possono venire fatte delle modifiche alle informazioni sulle opere, magari provenienti dagli stessi organizzatori della mostra. Oppure anche quando viene richiesta l’immagine di una nostra opera per una pubblicazione… È sempre un lavoro in fieri. Quando nell’ottobre 2021 abbiamo messo online la nostra collezione è stata anche un’occasione per lavorare sulla banca dati, per uniformare le modalità descrittive ecc. 

Ma quindi, in generale, quali sono le modalità con cui un’opera entra a far parte della collezione di un museo?

G. Le principali fattispecie sono gli acquisti, i lasciti testamentari, i comodati gratuiti, donazioni, depositi e anche opere prodotte appositamente per il museo, per progetti specifici.

E quali sono i rapporti con i depositanti o coi donatori?

G. Il Direttore del museo gestisce il contatto a livello istituzionale, poi per ogni depositante ci sono dei curatori responsabili. Noi come ufficio registrar ci occupiamo per esempio del rinnovo del contratto di deposito, l’invio annuale dell’assicurazione, comunichiamo al privato quando la sua opera viene esposta, sia in mostre esterne che all’interno del museo. 

Le opere d’arte hanno spesso un valore economico molto alto: vi ci siete abituat* o qualche volta vi impressionate della consapevolezza di dover gestire migliaia di euro?

F. Intanto noi parliamo di valore assicurativo, non di valore di mercato: due cifre che a volte non coincidono. Questa questione è abbastanza complessa e delicata e dipende da molti fattori, ma – al di là del valore economico – per noi viene prima di tutto il valore storico-artistico delle opere. Per cui occuparsi della cura e della movimentazione di lavori di grande valore è sì una grande responsabilità, ma anche un privilegio.

I. In realtà poi diventa una cosa automatica: chiaramente si sa che si ha davanti un’opera importante, però alla fine comunque bisogna avere uguale premura con tutte le opere nel movimentarle. 

G. …gli stessi art handlers [operai specializzati nella movimentazione di opere d’arte, ndr] sono consapevoli di fare un lavoro delicato, ma in qualche modo non ci devono pensare. 

I. O i restauratori, che mettono proprio mano fisicamente alle opere! Se non si avesse questa familiarità risulterebbe tutto più stressante, anche in termini di energie, di lavoro…

G. Ci vuole il giusto equilibrio tra una sorta di “leggerezza” e la consapevolezza che comunque bisogna fare le cose con professionalità e serietà.

Ma come funziona esattamente un prestito di un’opera in uscita per una mostra? 

F. Innanzitutto arriva la richiesta di prestito alla direzione del museo; viene valutata in una commissione interna [la “commissione prestiti”, ndr], e poi si risponde ai richiedenti con l’esito della decisione. Nel caso fosse positivo, si forniscono le condizioni di prestito (che sono peraltro visibili sul nostro sito) con i requisiti per la sicurezza dell’opera. Il richiedente deve inviare anche il cosiddetto facility report, ovvero un documento che dettaglia tutte le caratteristiche tecniche della sede espositiva: planimetria, microclima, sistemi di sicurezza e sorveglianza, piano d’emergenza…

Presi gli accordi di massima, si preparano il contratto di prestito e le eventuali pratiche di autorizzazione alla soprintendenza [per i beni culturali, ndr].

Poi si viene contattati dai trasportatori per capire che tipo di imballo è più adatto per la salvaguardia dell’opera e si accorda un appuntamento per il ritiro (di solito circa una decina di giorni prima dell’apertura della mostra), previo invio da parte dell’ente organizzatore del certificato assicurativo di copertura.

Prima del ritiro deve essere fatto [da un restauratore, ndr] il condition report [un certificato dal valore legale accertante le condizioni conservative dell’opera, ndr] e viene inserito nella cassa. 

Assieme all’opera può esserci anche un accompagnatore [un courier, ovvero un funzionario del museo, ndr] che segue le fasi di apertura della cassa, aggiorna il condition report per evidenziare che non ci siano danni dovuti alla movimentazione, e controlla l’allestimento “in sede mostra”. Oppure possiamo anche organizzare un virtual courier, ovvero una videochiamata che sostituisce la presenza fisica dell’accompagnatore.

A mostra finita, si fa nuovamente la verifica conservativa prima della partenza e all’arrivo al Mart. Se si rilevano dei danni, si apre una pratica di sinistro con segnalazione all’assicurazione.

Invece per le opere richieste dal Mart?

I. Il nostro ufficio mostre fa tutte le richieste di prestito; [quelle positive, ndr] costituiranno la lista opere, che andranno assicurate e per le quali bisognerà organizzare il trasporto tramite una gara pubblica, che sottoponiamo alle compagnie di trasporto fine arts, cioè specializzate esclusivamente nel trasporto di opere d’arte.

Il Mart ha un broker assicurativo che fa da intermediario tra le diverse compagnie di assicurazioni fine arts. L’assicurazione che quota il premio più conveniente avrà l’incarico da parte del broker di emettere un certificato assicurativo per ogni opera, che verrà trasmesso ai relativi prestatori. Solo con questo documento è possibile autorizzare lo spostamento dell’opera.

Il vincitore della gara per il trasporto delle opere invece stilerà un programma di ritiri presso i prestatori (privati ma anche musei, fondazioni, enti pubblici) e organizzerà l’eventuale presenza di accompagnatori.

A seconda che si tratti di opere pubbliche, private, provenienti da Paesi della Comunità Europea o extra CEE, bisogna contattare le dogane, le soprintendenze, o il ministero [della cultura, ndr] per le varie pratiche autorizzative.

Al loro arrivo al Mart, gli imballi (casse o imballi morbidi) vengono aperti, le opere fotografate [per documentarne tipologia e modalità di imballo e l’integrità, ndr] e condizionate [ovvero sottoposte alla verifica conservativa tramite il condition report, ndr], infine allestite.

Durante la mostra vengono fatti dei controlli periodici da parte delle restauratrici e a fine mostra [il disallestimento, ndr] viene fatto il condition report di ritorno, le opere vengono nuovamente imballate esattamente com’erano all’arrivo, trasportate, riconsegnate al prestatore e disimballate.

Quali sono i pro e i contro di questo lavoro?

F. È un lavoro che non si ferma quasi mai: se non ci sono le nostre mostre temporanee, ci sono opere che tornano, che partono [prestiti outgoing, ndr]…è difficile che ci siano momenti di quiete totale, ecco: tende a essere tutto sempre piuttosto urgente. Ci sono molte scadenze, appuntamenti, che implicano un certo stress. Soprattutto durante gli allestimenti, i problemi devono essere risolti in tempi molto stretti [perché la mostra apre pochi giorni dopo, ndr], oppure ci sono momenti di apprensione quando per esempio le opere sono in restauro in vista di un prestito: lì non si hanno tempi certi perché un restauro può richiedere tempistiche diverse in base alle problematiche dell’opera… È bene avere sempre piani B e C, ecco. Comunque secondo me è un lavoro molto bello perché abbina elementi scientifici, storico artistici, con altri più organizzativi, pratici e logistici.

G. Un pro è che noi siamo sempre a contatto diretto e ravvicinato con le opere, e questo è certamente un privilegio…

I. “Lavoriamo nel bello”, dico sempre io!

G. Poi ci relazioniamo con persone di estrazione diversa: dal trasportatore, alla restauratrice, al curatore, all’architetto [che progetta l’allestimento della mostra, ndr], ecc. Ognuno ti può dare nuovi punti di vista sulla stessa questione, cosa che ti arricchisce molto. Ogni tanto hai anche la possibilità di viaggiare [come courier, ndr], e quindi vedi altri musei, impari anche in quel caso dal confronto con altre realtà, che prima non conoscevi.

F. Sì, al di là dell’idea di andare a controllare l’opera, secondo me è soprattutto un’occasione per vedere come lavorano gli altri, per “rubare” delle buone pratiche.

Ma perché secondo voi il pubblico generale non conosce il vostro lavoro? Qual è la ragione per cui resta così “dietro le quinte”?

F. L’idea che ci sia una figura specifica per queste funzioni è recente: il registrar è una figura importata dai musei americani negli anni ’70, ma prima non è che non si facessero le cose di cui abbiamo parlato; semplicemente venivano “spalmate” su più figure. Il curatore aveva un carico diverso dal punto di vista organizzativo, oppure tutti facevano un po’ di tutto.

Non è stato facile definire in maniera puntuale il profilo del registrar, e c’è ancora una difficoltà, una scarsa consapevolezza, tanto che – mentre è descritto nella Carta nazionale delle professioni museali da ICOM [l’International Council of Museums, organizzazione che rappresenta i musei e i suoi professionisti, ndr] – non è riconosciuto dal ministero. Non c’è un albo, un registro. 

È un lavoro che non ha tanto le luci della ribalta: noi andiamo via quando la mostra apre.

Devo dire comunque che negli ultimi anni il nostro ufficio stampa ha lavorato per far conoscere le varie figure all’interno del museo con documentari, interviste…quindi c’è sicuramente la curiosità: ultimamente per esempio tutti i musei mostrano il “dietro le quinte” sui social…

G. Però credo che questo sia anche dovuto al fatto che la mostra è molto una “messa in scena”, l’allestimento di qualcosa che deve apparire: il visitatore arriva e trova tutto perfetto. Per me il museo lavora tanto anche su questa “facciata”: ti offro qualcosa di curato nei minimi dettagli e quello che non vedi o che è stato fatto per realizzare la proposta finale tendi a darlo un po’ per scontato. Ma in fondo è anche bello stare un po’ nell’anonimato…

F. Anche perché quella volta che ti chiamano è perché c’è un problema…

[Scoppiamo tutt* in una risata, ndr]

Ultima domanda: cosa direste a un/a giovane che vuole fare il/la registrar?

F. Secondo me alcune delle qualità che dovrebbe avere sono la pazienza e l’arte della mediazione.

I. L’elasticità.

F. Sì, coniugare le varie esigenze dell’opera: conservative, allestitive, quelle del curatore…

G. L’adattabilità.

F. Esatto. Come diceva Gabriele, sapersi interfacciare dal magazziniere agli art handlers, al mega direttore, all’architetto, al curatore: saper parlare i loro diversi linguaggi. Quindi credo che se uno sente di avere quest’inclinazione può essere un lavoro molto stimolante. C’è la fatica mentale della burocrazia, ma anche quella fisica dell’allestimento, poi c’è la soddisfazione di quando le cose sono fatte. Per questo è anche difficile che ci sia un percorso di studi lineare…

I. Sì ma al di là della preparazione – che si può anche acquisire sul campo – ci deve essere questa capacità di modificare i programmi in corso d’opera e di saper affrontare gli imprevisti senza farsi prendere troppo dal panico.

G. Un consiglio è fare esperienze di tirocinio/stage, collaborare con gallerie, organizzare eventi indipendenti durante gli anni di formazione, perché quando dopo l’università si inizia a fare qualcosa c’è veramente un ribaltamento della prospettiva (almeno, per me è stato così). Quando ho iniziato a vedere le cose dietro le quinte, anche nei momenti in cui ero solo un osservatore, capivo cosa c’era da fare, le professionalità coinvolte… se uno osserva con attenzione può imparare già tanto.